メール　基礎の基礎

パスワードや個人情報はメールで送らず、直接会って、話すか、紙に書いて渡しましょう。

止む負えない場合は、電話で伝えましょう。

メールは覗き見されています。覗き見していることを宣言しているメールもあります。

宣言していなくても、インターネットやメールの仕組み上、覗き見はできます。

どうしても機密情報を送らなければならない場合は、暗号化して送りましょう。勿論、暗号を解く鍵やパスワードは、直接会って話すか、最悪でも電話で伝えましょう。

メールの宛先は、必要最小限にしましょう。

TOやCCへ指定する宛先は、相互に知っていることが確認できた宛先だけにしましょう。

不用意にTOやCCで複数の宛先へ送ると、メールアドレスが漏れてしまいます。 

[例]

B,C,Dさんのメールアドレスは、Aさんしか知りません。

にもかかわらず、

From:A

TO:B

CC:C,D

で送ったとします。すると、このメールを送ったことで、BさんのメールアドレスがC,Dさんに漏れてしまいます。同様に、CさんのメールアドレスがB,Dさんに漏れてしまいます。Aさんは漏れても良いと思ってこのようにしたのかもしれません。そうだとしたら、事前に、B,C,Dさんに、相互のメールアドレスを漏らして良いか確認すべきです。

正しくは

From:A

BCC:B,C,D

とすべきですね。

メールは、一文字違っただけで、異なる相手へ送られてしまいます。送信したメールを取り戻すことはできません。メールを誤送信すると、情報が洩れてしまいます。初めての宛先は、開通確認のため、空メールを送って確認しましょう。宛先確認ができたら、アドレス帳へ登録し、その都度アドレスを入力しないようにしましょう。

届いたとしても、相手が見るとは限りません。

いつ見るかわかりません。

見たとしても返事がくるとは限りません。

確実に相手へ届ける必要があったり、返事が必要な場合は、別の手段(例えば電話)で相手へ伝えましょう。